Jak ušetřit peníze v podnikání díky automatizaci účetnictví

Eliminace přepisování faktur

Ruční přepisování přijatých dokladů je časově náročné a vznikají při něm chyby. Dnes už ale existují nástroje, které to převezmou za vás nebo za vaši účetní.

Se svými klienty se dohodnete, že vám budou faktury posílat do speciální e-mailové schránky. Účetní software si následně odtamtud doklady automaticky stáhne, a pokud jsou ve standardizovaném formátu ISDOC nebo obsahují QR kód, potřebná data z nich vyčte a zaeviduje. Vy pak načtené údaje pouze zkontrolujete.

Propojení účetnictví a e-shopu

Moderní účetní programy umožňují propojení s e-shopy a dalšími externími nástroji pomocí tzv. API. To výrazně snižuje administrativu. Například stačí vložit produktový popisek, fotografii a informace o skladových zásobách pouze do účetního programu. E-shop tato data automaticky převezme, čímž se eliminuje dvojí práce.

Jakmile si zákazník na e-shopu objedná zboží, účetní systém obdrží relevantní informace a skladový modul provede rezervaci této položky. To zabraňuje situaci, kdy by se zboží mohlo vyprodat v kamenném obchodě ještě předtím, než expedujete objednávku. Navíc systém automaticky vystaví fakturu a pošle ji zákazníkovi na e-mail.

Kromě automatizace nabízí moderní účetní programy přehledné analýzy vašich financí, prodejů a dalších dat.

Tři dny úspory každý měsíc

Pokud vedete účetnictví, vaši účetní pravidelně čistí saldo. Během této činnosti prověřují, zda jsou účty vyrovnané, nebo zda zůstává nepokrytý zůstatek, ať už kladný nebo záporný.

Jedná se o pracný úkol, kterému účetní věnuje až tři dny každý měsíc. Účetní programy obsahují funkci, která proces uzávěrky automatizuje, takže měsíčně ušetříte až desítky hodin práce účetního.

Rychlejší fakturace

Jestliže od vás pravidelní zákazníci nakupují stejné produkty nebo služby a vy jim každý měsíc vystavujete fakturu s identickými údaji, mění se vlastně pouze datum a číslo faktury.

Účetní software tyto faktury vytvoří automaticky – stačí vystavit první doklad a označit ho jako šablonu, kterou následně účetní systém použije pro generování dalších faktur. Systém pak každý měsíc posílá zákazníkům faktury, aniž byste museli jakkoliv zasahovat.

TIP: Účetní program vám z evidovaných faktur připraví podklady pro daňové přiznání. Přečtěte si, jak správně spočítat a zaplatit daň z příjmů.

Tvorba mezd za pár minut

Každý účetní software pro podnikatele obsahuje modul pro tvorbu mezd. Stačí vložit docházku zaměstnanců a systém automaticky vypočítá jejich mzdy. Současně připraví kompletní výplatní lístek s veškerými potřebnými údaji a odešle ho zaměstnancům.

Drobné úkony, které účetní program vyřeší za vás

Účetní program sám stahuje aktuální kurzovní lístek, vyplňuje a exportuje dokumenty pro úřady nebo zálohuje data. Míra automatizace se liší systém od systému, proto si u dodavatele vždy dopředu ověřte, co všechno systém udělá za vás.